Hoe vind je het ideale kantoor voor jouw bedrijf?

Een kantoorruimte speelt een grote rol in het succes van ieder bedrijf. Juist daarom is het van belang een kantoor te hebben dat hieraan bijdraagt. Het ideale kantoor kan namelijk invloed hebben op de cultuur van jouw bedrijf, het geluk van medewerkers, de productiviteit en het imago. Dus, waar begin je en hoe zorg je ervoor dat het nieuwe kantoor al deze facetten ondersteund.
Wij helpen je graag de juiste keuze te maken. Dat doen we door je na te laten denken over de belangrijkste onderwerpen, namelijk: eisen, wensen, locatie, formaat, budget, type kantoor en brand identity.

Inventariseren van wensen en eisen

De zoektocht naar jouw ideale kantoor begint dus met het inventariseren van eisen en wensen. Waaraan moet het de ruimte echt voldoen en wat is ‘nice to have’? Om dit goed in kaart te brengen is het handig na te denken over je huidige kantoor. Wat bevalt er en wat niet? Denk hierbij aan die leuke koffiecorner waar alle creatieve ideeën ontstaan, omdat er veel informele interactie plaatsvindt. Zoiets is belangrijk om te behouden en dient absoluut in een nieuw kantoor terug te komen. Heb je een stilteruimte of belhokje, maar zit hier nooit iemand in? Neem die dan niet op in het nieuwe kantoordesign.

Het is altijd goed om medewerkers te betrekken in dit proces, want het kan lastig zijn om zelf alles te overzien. Zij hebben ook vaak wensen met betrekking tot het nieuwe kantoor en het is mooi om die mee te nemen. Zo ook over de locatie.

Kosten & planning

De locatie is in veel opzichten van belang bij de keuze voor een kantoor. Medewerkers moeten goed van en naar kantoor kunnen reizen en datzelfde geldt voor klanten die ontvangen worden. Meestal staat de keuze voor een stad al vast, maar de specifieke buurt dient wel nog gekozen te worden. Als klanten en medewerkers met het OV komen is het handig om dichtbij een station of halte te zitten. Komen zij echter liever met de auto? Dan is heb noodzakelijk om genoeg parkeerplaatsen en een snelle aanrijroute te hebben. De aanwezigheid van faciliteiten in de omgevingen kan ook een rol spelen. Doorgaans zitten medewerkers liever in een levendig gebied dan op een industrieterrein zonder voorzieningen. Eerstgenoemde is wel duurder.

Samen met de locatie, is het formaat van een kantoor de belangrijkste factor bij het bepalen van de huurprijs.

Bepaal het formaat

Het ideale formaat van een nieuw kantoor is vaak ingewikkeld om vast te stellen. Dat geldt helemaal voor bedrijven die snel groeien. Het is daarom van belang prognoses te maken die inzicht geven over het aantal medewerkers en dus vierkante meters die in de toekomst nodig zullen zijn. Niets is namelijk vervelender dan na een half jaar te beseffen dat het nieuwe kantoor alweer een maatje te klein is. Huur daarom een kantoor dat past bij de groei van jouw bedrijf. Lees en bereken zelf het aantal vierkante meter kantoor dat je nodig hebt.

Ervaar je exponentiële groei en is het lastig te bepalen hoe hard het zal gaan? Huur dan een kantoor waarin je nog veel kunt groeien. De overige ruimtes kun je dan zelf weer verhuren (mits overeengekomen met de eigenaar). De perfecte oplossing voor scale-ups! Op deze manier heeft dat grote kantoor een minimale impact op jouw budget en ben je toch klaar voor de toekomst.

Budget

Het budget dat er beschikbaar is voor een nieuw kantoor dient vooraf vastgesteld te worden. Op deze manier wordt de zoektocht al gevormd. Het budget bepaal je op basis van een aantal factoren, onder andere het aantal vierkante meters, de locatie en natuurlijk het gewenste bedrag dat je wilt betalen. De locatie en het aantal vierkante meter speelt een aanzienlijke rol in de totale huurprijs. Zo betaal je voor een kantoor in Amsterdam centrum en op de Zuidas tot wel 4x zoveel als in de gebieden aan de rand van de stad. De infrastructuur en het type kantoor waar je voor kiest, speelt daarbij ook een belangrijke rol.

Het ideale kantoor

voor jouw bedrijf

Ieder bedrijf is anders en daarom zijn er ook veel verschillende soorten kantoren. Iets waar we de laatste jaren een sterke verandering in waarnemen. Voorheen huurde bijna ieder bedrijf een conventioneel kantoor. Dat wil zeggen. Je eigen kantoor of vloer en verdere voorzieningen en faciliteiten regel je zelf. De huurtermijnen hierbij zijn vaak langer, van 3-5 tot 10 jaar. Tegenwoordig zien we echter steeds meer bedrijven kiezen voor een flexibelere optie. Bijvoorbeeld huren in een bedrijfsverzamelgebouw of business center.

Bij deze typen kantoren zit je met meerdere bedrijven in één gebouw. Het verschil zit met name in de services en faciliteiten.

In een bedrijfsverzamelgebouw heb je vaak zelf een vergaderruimte en keuken terwijl in business centers alle voorzieningen en services gedeeld worden. Sommige aanbieders hanteren hierbij een all-in tarief terwijl je bij anderen betaalt voor wat je gebruikt.

Dan hebben we het nog niet eens gehad over het interieur ontwerp. Chique en zakelijk, industrieel en hip, huiskamer gevoel of speels en creatief: het kan allemaal. Business centers en bedrijfsverzamelgebouwen zijn er in allerlei soorten en maten. Deze uitstraling is ook van invloed op het imago en de identiteit van jouw bedrijf. Het moet natuurlijk passen en bij voorkeur jouw merkidentiteit versterken.

Versterking van merkidentiteit met jouw kantoor

Merkidentiteit is een groot onderdeel van je positionering. Hierbij is authenticiteit steeds belangrijker geworden. Als jouw website het ene uitstraalt en je service/producten of kantoor iets totaal anders, zien klanten en zakenrelaties dit.

Zoek daarom het type kantoor dat bij jouw bedrijf past. Maak bovendien budget vrij de ruimte te transformeren tot het perfectie visitekaartje voor klanten en relaties. Een kantoor waar medewerkers met plezier naartoe gaan, gasten van onder de indruk zijn en bovenal de identiteit van je bedrijf versterkt.

De juiste balans vinden

Het perfecte kantoor vind je niet zomaar. Daarom is het belangrijk de hierboven besproken onderwerpen goed op een rij te hebben. Heb je een duidelijk beeld? Dan is het aan te raden om eens met een specialist te praten. Bijvoorbeeld een online broker die gespecialiseerd is in kantoorruimtes. Leg jouw wensen voor en zij vinden de perfecte kantoorruimte voor jou!